Tijdregistratie

Hebt u in uw bedrijf ook te maken met mobiele medewerkers, waarvan u moeilijk kan controleren hoeveel tijd ze effectief aan het werk geweest zijn in een bepaalde periode? Wellicht vullen deze mobiele medewerkers na hun geleverde prestaties een werkbon in, maar hoe kan u ook effectief controleren of deze naar exacte waarheid werd ingevuld? Niet. Met het systeem van werkbonnen blijft er altijd een bepaalde mogelijkheid om te sjoemelen met werkuren. U kan hier komaf mee maken door het systeem van de automatische tijdregistratie. Dit is een op en top efficiënte manier om de werktijden van uw mobiele werknemers na te gaan en om bovendien heel wat administratief werk te vermijden.

Bij automatische tijdregistratie worden de wagens van uw medewerkers die vaak onderweg zijn uitgerust met een blackbox, met daaraan gekoppeld een badgelezer. Door middel van de persoonlijke badge van de medewerker registreert de blackbox de locatie, het tijdstip en de afgelegde kilometers van elke individuele werknemer. Deze gegevens worden in realtime door het systeem verwerkt en weergegeven in duidelijke en overzichtelijke software. Door gebruik te maken van deze automatische tijdregistratie krijgt u niet alleen een beter beeld op de tijdbesteding van de medewerkers in uw bedrijf, u spaart ook heel wat tijd uit voor uw administratieve medewerkers. Zij hoeven zich namelijk geen zorgen meer te maken over prikklokkaartjes en werkbonnen, maar kunnen overgaan tot een zeer precieze loonberekening. Ook mobiliteitsvergoedingen kunnen door middel van deze automatische registratie snel en makkelijk verwerkt worden. Als u met mobiele medewerkers werkt, is de automatische tijdregistratie ongetwijfeld een hele besparing, zowel in tijd als in geld!

Als u werkt met mobiele werknemers, werkkrachten die een groot deel van hun tijd doorbrengen onderweg of bij een klant buitenshuis, dan kent u het vast wel: de medewerker moet zijn eigen werktijden doorgeven, door middel van een werkbon of op een andere manier, maar u weet nooit met zekerheid of de doorgegeven tijden wel helemaal correct zijn. Bovendien moet uw administratieve dienst vaak wachten op alle werkbonnen alvorens ze kunnen overgaan tot de verwerking ervan, en verliezen ze heel wat tijd met het ingeven van al die manueel ingevulde werkbonnen. Al deze problemen en onzekerheden kunnen tot het verleden behoren, als u vandaag nog begint met het gebruiken van een automatische tijdregistratie van GeoDynamics. Bij toepassing van dit zeer handige systeem worden de auto’s van uw mobiele medewerkers uitgerust met een blackbox en krijgt de medewerker in kwestie een gepersonaliseerde badge.

Door het badgen onthoudt de blackbox de locatie, het tijdstip en de afgelegde kilometers en worden al deze gegevens in realtime doorgestuurd naar de overzichtelijke software. U ziet meteen tot op de seconde waar de medewerker zich heeft verplaatst en hoe lang dit precies heeft geduurd. Ook voor mobiliteitsvergoedingen, die aan steeds meer medewerkers worden toegekend, kan de tijdregistratie een handig hulpmiddel zijn. Werken met automatische tijdregistratie zorgt er niet alleen voor dat u meer overzicht krijgt over de werktijden van uw werknemers, maar ook dat de administratie lichter en eenvoudiger wordt. Het hoeft dus ook niet gezegd te worden dat deze eenmalige investering u al op korte termijn veel tijd en geld zal kunnen besparen.

Mobiele medewerkers, werkkrachten die vaak onderweg zijn in functie van hun job, vragen vaak om een uitgebreide administratieve opvolging en behandeling. De werknemers zijn van ’s morgens tot ’s avonds onderweg en dienen na hun prestaties een werkbon in bij uw administratieve dienst, die op hun beurt moeten instaan voor de verwerking ervan. Bovendien hebt u als bedrijfsleider of personeelsdirecteur weinig controle over de effectieve juistheid van die ingediende werkbonnen. U moet dus vertrouwen op de eerlijkheid van de werknemer, iets wat in de huidige tijd niet meer zo vanzelfsprekend is. Om uzelf die zorgen en het extra werk te besparen, doet u beter beroep op automatische tijdregistratie. Met dit systeem worden de wagens van uw mobiele medewerkers voorzien van een blackbox en krijgt elke medewerker een individuele badge, die ze telkens moeten scannen. De blackbox registreert de tijdstippen, locaties en de afgelegde kilometers en geeft zo een zeer precies beeld van de gepresteerde uren en minuten.

Bovendien kunnen de geregistreerde gegevens onmiddellijk verwerkt worden, wat de efficiëntie bij de loonberekening ook ten goede komt. Tijdregistratie is niet alleen een zeer nuttig hulpmiddel bij mobiele werknemers, maar kan ook helpen bij het verwerken en toekennen van mobiliteitsvergoedingen zoals woon-werkverkeer en verplaatsingen tijdens de werkuren. Op een eenvoudige en snelle manier wordt de administratie voor deze verplaatsingen secuur afgehandeld, zonder nog rekening te moeten houden met manueel ingevulde documenten, prikkaartjes of werkbonnen. Een automatische tijdregistratie betekent een besparing in tijd en in geld, en zal ook de efficiëntie van uw mobiele medewerkers ongetwijfeld positief beïnvloeden.